Într-un mediu economic concurenţial, în continuă schimbare, oportunităţile noi (dar şi riscurile) cer reacţii prompte. Cu ajutorul sistemelor noastre de gestionarea documentelor înregistrarea şi evidenţa documentelor devine mai simplă. Soluţiile dezvoltate de DMS One pe baza nevoilor întreprinderilor mici şi mijlocii oferă garanţia de a vă adapta resursele la cele mai bune oportunităţi. În acelaşi timp, sistemele noastre ajută instituţiile publice să-şi crească eficienţa organizaţională, să minimizeze riscurile şi factorii de incertitudine, să ia măsuri care să servească profitabilitatea organizaţiei şi a companiei.

Accesul rapid la informaţii - cheia activităţii de succes

Într-o concurenţă economică accelerată, tot mai acerbă succesul şi creşterea unei companii nu poate fi asigurată numai de produsele şi serviciile oferite de acesta, nici de resursele umane, ci de capacitatea acesteia de a accesa informaţiile comerciale importante cât mai repede.

În viaţa de zi cu zi a unei organizaţii nici nu se observă cât timp şi energie consumă, inutil, administraţia şi gestionarea documentelor prin metode tradiţionale, necorespunzătoare. De obicei, documentele mai vechi se stochează în diverse locuri şi formate, de multe ori acestea fiind depozitate necorespunzător în sertare şi dulapuri supraaglomerate. În aceste condiţii datele stochate sunt greu accesibile, regăsibile.

Inovaţie creatoare de valori

Aplicaţiile DMSone vă oferă tocmai acest lucru: soluţii profitabile, ecologice, adaptabile nevoilor individuale pentru toţi operatorii sectorului corporativ, indiferent de ramura industrială. Prin utilizarea sistemelor noastre puteţi obţine avantaje comerciale şi creşterea eficienţei.

Nu negăm faptul că rentabilitatea costurilor de implementare (ROI – return on investment) a unui software este greu de cuantificat, deoarece aceasta influenţează multe procese de afaceri a căror schimbare este funcţia mai multor factori. Însă, datorită faptului că în ultimii ani managementul documentelor a devenit un domeniu de afaceri cu o dezvoltare dinamică, multe instituţii internaţionale de cercetare au efectuat studii cu privire la influenţele sistemelor DMS asupra proceselor de afaceri. Pe baza acestor studii, precum şi a experienţelor noastre directe dorim să atragem atenţia asupra efectelor pozitive ale gestionării electronice a documentelor.

Rentabilitate cuantificabilă

Angajaţii administrativi petrec în mediu 7,5 minute pe oră cu căutarea şi gestionarea de documente. Un sistem de gestionare electronică a documentelor configurat corespunzător ajută la eficientizarea timpului petrecut cu gestionarea documentelor cu cel puţin 30%, deoarece, datorită stocării unitare, în format electronic a datelor colegii nu vor mai irosi minute preţioase cu căutarea actelor necesare. Astfel puteţi economisi aproape 5% din timpul total de lucru al colegilor. După implementarea sistemului electronic de gestionarea documentelor acest timp poate fi utilizat de către colegi pentru realizarea sarcinilor principale. Gândiţi-vă că, în cazul unui colectiv administrativ de 20 de persoane asta poate însemna echivalentul timpului de lucru pentru un coleg nou.

Reducerea timpului petrecut cu căutarea actelor necesare derulării activităţilor nu este singurul avantaj pozitiv al digitalizării managementului documentelor: în acelaşi timp, veţi putea raţionaliza costurile listării şi copierii actelor. De ce? Datorită sistemului electronic DMS toate documentele se vor stoca în acelaşi loc, ne mai fiind necesară copierea acestora. Acest lucru devine relevant atunci când activitatea firmei implică gestionarea unor documente de către mai mulţi colegi, de multe ori chiar simultan.

Rentabilitate necuantificabilă

Digitalizarea gestionării de documente generează numeroase schimbări care nu sunt măsurabile în sine, dar efectele lor sunt.

Relaţiile dintre documente devin evidente şi transparente, crescând astfel confortul angajaţilor.

Disciplina de muncă din cadrul firmei creşte şi ea, datorită faptului că temenele, locul şi statutul documentelor devine foarte uşor de urmărit, ca atare angajaţii îşi vor putea executa sarcinile mai eficient.

Datorită informaţiilor precise, interogabile, sfera informaţiilor manageriale se va lărgi, iar procesele decizionale se vor simplifica.

Satisfacţia clienţilor va creşte şi ea, datorită gestionării mai precise a documentaţiilor, iar pierderile rezultate din erori administrative vor scădea semnificativ.

Pe baza indexării şi a politicii de autorizaţie creşte nivelul de siguranţă al gestionării documentelor.

Responsabilitate socială

Protecţia mediului înconjurător este de o importanţă majoră. În aprecierea unei companii şi în comunicarea externă ocupă un loc important responsabilitatea ecologică. Digitalizarea gestionării documentelor reprezintă un pas important spre o activitate mai verde, deoarece:

Consumul de hârtie, numărul bibliorafturilor utilizate scade semnificativ;

Datorită consumului redus de hârtie, va fi nevoie de mai puţine cartuşe de imprimantă, acesta fiind considerat deşeu periculos;

Nefiind nevoie de spaţii suplimentare pentru depozitarea documentelor, cheltuielile de regie vor scădea şi ele, să nu mai vorbim de economiile obţinute prin eliminarea costurilor implicate de măsurile de protecţie contra incendiilor stipulate în legislaţia referitoare la arhivarea documentelor;

Cu cât scade nevoia de hârtie şi de alte consumabile de birotică, cu atât mai mici vor fi costurile de aprovizionare.

După cum vedeţi, software-le DMSone reprezintă nu numai o investiţie rentabilă pentru afacerea dumneavoastră, dar reduc şi impactul ecologic al organizaţiei asupra mediului. Cereţi auditul nostru gratuit pentru a vă convinge de ajutorul eficient al sistemelor noastre de managementul documentelor în maximalizarea profitului. Dacă aveţi nevoie de mai multe informaţii, contactaţi colegii noştri apăsând butonul Informaţii!

Sperăm, că veţi considera utilă pagina noastră de web. Vă rugăm să o recomandaţi cunoştinţelor dumneavoastră ca să se poată informa şi ei cu privire la metode de eficientizare şi profitabilizare a activităţii companiei lor!

Articole similare: