Produsele noastre furnizează soluții independente de industrii, profitabile și ecologice, care din momentul instalării au eficientizat fluxurile de workflow, fluxurile administrative (gestionarea contractelor și al facturilor, înregistrarea emailurilor, etc.) devin mai simple și mai rapide, fluxul decizional se simplifică. Să fie vorba despre oricare instituție publică soluțiile DMSone ar influența pozitiv workflow-ul și competivitatea acestuia.
Versiunea Public Edition a sistemelor de managementul documentelor DMSone a fost adaptată în mod expres la nevoile şi aşteptările instituţiilor publice. Pe parcursul celor peste 3500 de implementări finalizate cu succes am întâlnit cele mai diferite provocări legate de managementul documentelor, registratură electronică, arhivare electronică, etc. Sistemul şi-a dovedit utilitatea în nenumărate rânduri, în diferite instituţii administrative, sociale, de învăţământ şi de sănătate, la unităţi ale administraţiei publice, furnizori de servicii comunitare (apă, gaz etc.), sau administratori ai patrimoniului.
Partenerii noştri au raportat că după utilizarea sistemului timp de câteva luni, timpul de lucru necesar activităţilor administrative s-a redus în medie la o treime. Datorită licenţelor de utilizator şi a modulelor flexibile, sistemele de managementul documentelor DMSone asigură un program de gestionare a actelor adaptabil la nevoile şi mărimea organizaţiei, accesibil ca preţ şi uşor de implementat la orice tip de instituţie, indifferent de mărimea acesteia.
Inovație creatoare
DMSone Ultimate PE, mai devreme purta numele de Kontroller2, are la bază standardele MOREQ2 pentru sistemele de managementul documentelor, înlocuiește 100% gestionarea actelor pe bază de hârtie. Reduce garantat la o treime timpul acordat administrației și declanșează o satisfacție mare din partea clienților, nu în ultimul rând rezultă și o eficientizare a capacității.
Mulțumit gradului ridicat de flexibilitate al softului este compatibil cu mai multe aplicații esențiale din instituțiile publice, cum ar fii:
- eGuvernare
- Aplicații industriale specifice
- Soluții workflow: Workflow Gen, IBMWebSphere Portal, Therefore
- Aplicații de birou: MS Office, IBM, Lotus/Domino, MS Exchange, etc.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Excluderea vizualizatorilor neautorizaţi
Utilizatorii sistemului de managementul docuementelor DMSone Ultimate pot accesa docuementele și datele descriptive ale acestora cu ajutorul unei parole bazate pe MD5-hash. Soluția este integrabilă cu baza de date a contactelor Active Directory, în așa fel utilizatorii pot accesa sistemul cu ajutorul nume/parolă din Windows. Mulțumit arhitecturii cu 3 straturi se poate personaliza ușor la cerințele de securitate al instituției Dvs. Cu ajotorul unei certificat SSL prin protocolul de HTTPS, se poate conecta la server prin VPN sau cu o aplicație de tip ”Terminal Server”.
Datorită politicii de autorizaţii multidimensionale, poate satisface în mod egal nevoile instituţiilor care dispun de procese simple sau complexe, structurate pe compartimente. Pot fi reglate - chiar şi independent - următoarele categorii de drepturi de utilizator:
• Accesul la funcţii și puncte de meniuri.
• Acces conform tipului de documente.
• Drepturi de utilizatori referitor la primire/predare.
• Gestionarea conform rolului îndeplinit în instituție
• Gestionarea drepturilor de citire, modificare a documentelor
• Controlul drepturilor de acces după organigrama ierarhică
• Accesul limitat la anumite documente
Sistemul înregistează un jurnal (registru) de evenimente despre vizualizările, modificările şi ştergerea documentelor (istoricul activităţilor legate de un anumit caz, valorile datelor dinainte şi după operaţiuni putând fi văzute).Desigur, software-ul gestionează recepţiile autentificate cu semnatură electronică, precum şi cele intrate prin portalul de clienţi al organizației sau o aplicație eGuvernare înregistrează documentele trimise şi le înzestrează cu semnatură şi dată atât la nivel de organizaţie, cât şi la nivel de individ, corespunzând astfel cerințelor din secolul al XXI-lea.
Ne-am gândit și la concediile Dvs. Funcția de ”Înlocuire” vă ajută să păstrați parola Dvs, dar moștenind drepturile Dvs pe un interval de timp, să vă poate înlocui fără nici o problemă.
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Un monitor ergonomic și familiar
Acest sistem de managementul documentelor se caracterizează prin claritate şi practicitate. Toate acestea conduc la o evidenţă ordonată, la o muncă mai precisă, mai uşoară de urmărit, într-un cuvânt managementul documentelor devine mult mai clar. Pentru utilizarea programului sunt suficiente cunoştinţele informatice de bază, gestionarea acestuia putând fi însuşită în doar câteva ore.
Designul plăcut este o caracteristică generală al sistemului.
Cu ajutorul sistemului de managementul documentlor DMSone Ultimate doar cu câteva clickuri putem recepționa scrisorile sosite prin poștă, documentele primite prin curier, faxurile, emailurile sau chiar prin portalul instituției putem recepționa formularele electronice. Cu ajutorul sistemului arbore managementul docuementelor devine un flux clar, sarcinile de rezolvat vor fi regăsite în cel mai scurt timp. La fiecare tip de sarcină este asociat o funcție de rezolvare rapidă, în acest mod nu mai este nevoie să părăsim platforma actuală pe care lucrăm. Suprafața sistemului de managementul documentelor DMSone Ultimate PE se poate personaliza foarte ușor. Se poate defini ce tipuri de câmpuri și în ce fel de secvență să apare pe interfața utilizatorului care poate depinde de tipul documentului, poziția hierarhică, sau de cerințele instituției contractante, și nu în ultimul rând care dintre acestea să fie obligatorie. Fiecare document primește un număr unic de recepționare și înregistrare care va însoți documentul până la arhivare dar și după acesta.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Flexibilitate, conform cerinţelor utilizatorilor
Sistemul face posibilă confirmarea electronică a facturilor şi semnarea electronică a contractelor. Angajaţii au de asemenea posibilitatea de a redirecţiona documentul dat, respectiv exemplarele înregistrate automat ale acestuia, unul după altul, modelând ierarhia organizaţională. Pe interfaţă pot fi create diferite tipuri de câmpuri de date unice (dată, text, număr etc.), pentru a asigura posibilitatea înregistrării şi regăsirii datelor speciale ale instituţiei, dependente de profilul şi procesele acesteia.
Prin importul în masă al actelor, înregistrarea circularelor sau a documentelor cu conţinut identic şi cu destinatari diferiţi se poate realiza într-un timp mult mai redus ca până acum.Salvarea, arhivarea şi regăsirea documentelor nu mai reprezintă acea activitate risipitoare de timp care îi împiedică pe utilizatori să stocheze datele în sistemul de arhivare şi gestionare a documentelor. Scrisorile create în sistemul de managementul documentelor DMSone Ultimate PE cu ajutorul şabloanelor de documente sunt înregistrate şi arhivate automat de sistem. În acest mod puteţi economisi nu numai clicurile deranjante, dar puteţi fi siguri şi de faptul că actele importante sunt înregistrate centralizat de sistem.
În funcţie de dimensiunile instituţiei sau de modul organizării sarcinilor administrative, anumite procese de gestionare a actelor pot fi grupate sau divizate şi delegate la diferiţi angajaţi.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Gestionarea unitară a conținutului
Arhivare
Sistemul de stocare centralizat, unitar face posibilă ţinerea în evidenţă a tuturor actelor - indiferent de dimensiune sau format - şi regăsirea imediată a acestora dacă este nevoie de ele.Sistemul asigură posibilitatea digitalizării în masă, într-un loc central, dar şi a scanării "pe propriul birou", la apăsarea unui buton, concomitent cu înregistrarea actului respectiv. La datele descriptive înregistrate se pot ataşa schimburi de informaţii în format electronic (e-mail, programe de mesagerie instantanee etc.) Sistemul asigură posibilitatea digitalizării în masă, într-un loc central, dar şi a înregistrării imediate a unui singur act recepţionat, adică a scanării "pe propriul birou". La datele descriptive înregistrate se pot ataşa schimburi de informaţii în format electronic (e-mail, programe de mesagerie instantanee etc.) şi, de asemenea, putem gestiona electronic şi faxurile sosite, respectiv formularele expediate de pe portalul organizaţiei.Conţinutul stocat în baza de date centrală poate fi gestionată unitar, indiferent de format sau dimensiune - conform criteriilor instituţiei sau ale celor proprii.
Indexare
Documentele care intră, sau care urmează a fi expediate din instituţie, se vor identifica cu un număr unic de înregistrare cu ajutorul modulului registratură electronică. Luarea lor în evidenţă este ajutată de funcţia de completare automată şi de corpurile de date care se pot întreţine. Sistemul în afară de arhivarea electronică și gestionarea în siguranță a datelor sprijină și stocarea fizică a documentelor, respectiv căutarea din arhivă și împrumutarea acestora.
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Sprijinirea deciziilor de conducere, raporturi
Actele pot fi regăsite uşor cu ajutorul unor funcţii de căutare generale şi dedicate, iar lista de rezultate poate fi imprimată. Fiecărui proces îi aparţine o listă separată de rezultate în care apar condiţiile de căutare cele mai frecvente sau importante, astfel că nu este nevoie de lansarea unei interfeţe separate de căutare. Cu ajutorul opţiunilor de căutare orientată, putem seta liber criteriile de filtrare pentru toate câmpurile de date descriptive înregistrate. Cu ajutorul tehnologiei avansate de recunoaştere a caracterelor, putem căuta inclusiv după structuri de cuvinte sau fragmente de cuvinte.
Rezultatele filtrărilor şi listele de rezultate pot fi imprimate şi pot fi exportate în format de tabel. Cu ajutorul căutărilor, care por fi salvate, nu vor mai fi nevoiţi să configureze zilnic duzini de condiţii de filtrare. Căutările salvate devin disponibile mai târziu - chiar şi cu înregistrarea unor condiţii dinamice - cu un singur clic.
Cu ajutorul mai multor condiții de căutări putem efectua filtrări ăntre documente, cărora rezultate le putem imprima sau exporta într-un alt format.
Module conexe
Modulele conexe pot satisface o gamă largă de necesităţi care pot apărea în domeniul gestionării de acte, iar în acest mod economisirea poate fi şi mai consistentă.
Modulul Barcode
Destinat instituţiilor care gestionează volume mari de documente de hârtie şi care efectuează scanare centralizată.
- Economie de muncă şi timp la scanarea şi clasificarea volumelor mari de acte;
- Indexare automată: redirecţionarea fişierelor prelucrate către DMSone Ultimate PE conform setărilor configurate;
- Configurare uşoară.
Modulul Full Text Search
Destinat instituţiilor în care toate detaliile sunt importante.
- Orice expresie din conţinuturile digitalizate poate fi accesat prin căutare după fracţiuni de cuvinte;
- Rezultate perfecte chiar şi în cazul documentelor neindexate corespunzător;
- Sprijinirea extinsă a diferitelor formate (Microsoft Office, PDF, OpenOffice, XML, HTML, RTF, text, Excel).
Modulul de integrare
Destinat instituţiilor care utilizează şi alte sisteme informatice
- Conectarea DMSone Ultimate PE cu sisteme informatice (de sprijinire a proceselor de muncă, de gestionare a conţinutului);
- Toate informaţiile importante sunt accesibile pe o singură interfaţă în loc de mai multe sisteme izolate;
- Căutare fără accesarea celuilalt sistem;
- Înregistrare singulară a datelor, legături de date bilaterale sau multilaterale;
- Interfeţe de conectare bazate pe standarde internaţionale.
Modulul Portal Integrator
Destinat instituţiilor care utilizează interfaţă Web (client on-line, mesaje, corespondenţă)
- Achiziţie şi stocare securizată a informaţiilor de pe interfaţa Web;
- Înregistrare şi prelucrare automată a formularelor completate pe portalul instituţiei;
- Înregistrare singulară a datelor;
- Posibilitatea implicării în administrare a clienţilor;
- Gestionare, urmărire, răspuns automat şi informare on-line pentru cazurile iniţiate de pe interfaţa Web;
- Asistenţă instantanee pentru clienţi.
Modulul Doc Flow
Destinat instituţiilor cu ierarhie de decizie pe mai multe niveluri, în scopul scurtării şi accelerării proceselor de muncă
- Gestionarea eficientă şi documentată a fiecărui pas al procesului de aprobare;
- Gestionarea procesului de pregătire a contractului şi a aprobării facturii;
- Schimbări de versiune a documentelor care pot fi urmărite clar;
- Posibilitate de aprobare paralelă şi secvenţială;
- Listă a referirilor şi observaţiilor;
- Împărţire echilibrată a muncii;
- Timpul de parcurgere se reduce substanţial;
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Gestionarea proceselor workflow
Logică matură
Prin intermediul sistemului, documentele sosite pe diferite suporturi şi canale, respectiv trimise în forme diferite de diferite compartimente pot fi înregistrate şi trimise centralizat sau separat, pe compartimente. Angajaţii pot fi anunţaţi prin e-mail despre sarcinile primite prin DMSone Ultimate şi despre termenele acestora. În funcţie de poziţia noastră din organizaţie, putem urmări starea sarcinilor proprii şi ale angajaţilor aflaţi în subordinea noastră, termenul, timpul şi modul soluţionării şi locul documentaţiei legate de sarcini. Angajaţii pot efectua în paralel şi totuşi independent unul de altul referirea documentelor electronice aflate în sistem şi le pot confirma prin aprobarea proprie. Sistemul face posibilă confirmarea electronică a facturilor şi semnarea electronică a contractelor. Angajaţii au de asemenea posibilitatea de a redirecţiona documentul dat, respectiv exemplarele înregistrate automat ale acestuia, unul după altul, modelând ierarhia organizaţională.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Gestionarea contractelor și al facturilor
Diferitele tipuri de documente sunt bazele de funcționare ale instituțiilor (ex. facturi, contracte, cereri, adrese). Chiar pentru acesta este foarte important ca să le putem găsi cât mai repede, datele conexe și documentul să fie fixate, fiindcă gestionarea punctuală al contractelor ușurează lucrul de zi cu zi. În faza de elaborare al soluțiilor DMSone acesta a fost un aspect principal. Pe interfața clară și detaliată aveți posibilitatea de a introduce toate datele importante legate de contract, pentru atașarea comentariilor, pentru ca sistemul de managementul docuementelor să fie cât mai complexă și matură pentru instituțiile și companiile.
Imprimatele
Pachetul DMSone Ultimate PE nu eficientizează numai procesul de lucru ci ajută şi la evitarea încălcării prevederilor legale în vigoare. Pe lângă rezultatele diferitelor filtrări, se pot imprima şi datele aflate în baza de date. Cu doar câteva clicuri se pot realiza procese verbale de predare-primire, indexuri şi indice şi chiar şi registre.Ne-am gândit şi la faptul că nici dumneavoastră, nici colegilor dumneavoastră nu vă convine să pierdeţi timpul la sfârşitul anului cu selectarea actelor clasabile din depozitul din ce în ce mai plin. Putem imprima o listă cu documentele clasabile cu ajutorul nomenclatorului electronic după o anumită dată, iar după clasare se poate "aşterne pe hârtie" şi procesul verbal de clasare.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura produsului apăsând butonul ”Documente conexe”!
Mai departe la broșura produsului...>>
Condiţiile de software şi hardware
Sistemul este o aşa numită aplicaţie de intranet, foloseşte ca mediu de rulare un program de navigare. Datorită parametrilor tehnici, necesită un echipament hardware de nivel redus. Nu este necesară instalarea pe computerele client. Este independent de platformă şi din acest motiv se poate utiliza excelent chiar şi în reţele client mixte. Pentru că datele şi informaţiile sunt stocate deopotrivă pe server, cu ajutorul unei politici corespunzătoare de autorizare se pot atinge niveluri superioare de siguranţă a datelor. Aplicaţia se bazează pe sisteme de gestionare a bazelor de date SQL standard, ceea ce permite convertirea ulterioară, în orice scop a datelor.
Server
Configuraţie recomandată computer (minim): procesor de 3.0 GHz, 2 GB RAM
Sistem de operare, mediu: Windows 2000/2003/2008/XP/Vista
Client
Configuraţie recomandată computer (minim): procesor de 1,7 GHz, 512 MB RAM
Sistem de operare, mediu: Windows XP (SP2)/Vista, Internet Explorer 7.0, suport JAVA, Adobe Acrobat Reader 7.0
Webserver: Apache, IIS
Reţea: Orice reţea bazată pe TCP/IP (lăţime de bandă singulară, dedicată)
Bază de date: MSSQL 2000/2005/2008
Dezvoltarea sistemului se face cu tehnologii bazate pe standarde deschise. Aceasta oferă siguranţă privind dezvoltările ulterioare şi rezolvarea problemelor legate de compatibilitate. Framework-ul de dezvoltare proprie garantează ca codul sursă al sistemului să nu fie expus riscului reprezentat de schimbările de versiuni ale componentelor externe. Pachetul software funcţionează excelent în mediu de reţea. Mulţumită arhitecturii moderne, pe trei niveluri, sistemul stochează datele într-o bază de date centrală, ceea ce exclude redundanţa, iar gestionarea în siguranţă a datelor noastre este rezolvată cu ajutorul funcţiei de salvare automată.Mulţumită arhitecturii, DMSone Ultimate PE poate fi utilizat simplu şi în siguranţă. Indiferent că se instalează pe un server dedicat sau pe o arhitectură divizată, actualizările pot fi administrate cu un singur clic. Sarcinile de întreţinere şi salvarea, respectiv arhivarea bazei de date pot fi configurate şi ca sarcini planificate.
Cu ajutorul tehnologiilor şi a interfeţelor de conectare standard (de exemplu, webservice, API), DMSone Ultimate PE se poate conecta la alte aplicaţii şi sisteme de largă răspândire, cum ar fi:
- Client on-line
- eGuvernare
- Aplicaţii dedicate
- Soluţii workflow: Workflow Gen, . IBMWebSphere Portal, Therefore
- Aplicaţii de birou: MS Office, IBM Lotus/. Domino, MS Exchange etc.
Cerere de ofertă și demo personalizat
Cereți oferta noastră sau un demo personalizat, apăsând butonul ”Solicită ofertă” sau ”Solicită demo” ca să puteți cunoaște personal avantajele sistemului de managementul documentelor, și DMSone este alegerea cea mai avantajoasă!
Mai departe la cerere de ofertă și demo....>>
Descărcați broșura de prezentare al produsului accesând linkul de mai jos.
