Digitalizarea, totală sau parţială, a proceselor de lucru în vederea îmbunătăţirii workflow-ului, prin introducerea unor soluţii software pentru accelerarea şi eficientizarea activităţii administrative, reprezintă o schimbare majoră în viaţa unei companii sau instituţii. O asemenea decizie are efecte semnificative asupra multor aspecte ale funcţionării organizaţiilor, de aceea merită să analizăm în detaliu posibilităţile înainte să alegem soluţia optimă.

Pentru a veni în sprijinul dvs. am elaborat o serie de întrebări cu ajutorul cărora vă va fi mai uşor să luaţi o decizie întemeiată. Iată 18 criterii importante care trebuie analizate înainte să vă alegeţi un software pentru raţionalizarea managementului documentelor din compania dvs.:

Întrebări legate de calitatea sistemului de managementul documentelor:

1. Asigură sistemul posibilitatea gestionării într-un sistem unitar a documentelor sosite pe diferite purtătoare de date (hârtie, e-mail, fax, fişier electronic)?

2. Poate să evidenţieze diferitele relaţii dintre documente?

3. Este capabilă să gestioneze documentele interioare?

4. Oferă posibilitatea căutării printre sarcini şi documente după toţi parametrii procesului (căutare ad-hoc, urmărire), respectiv cu interogări predefinite?

5. Permite gestionarea termenelor alocate rezolvării sarcinilor?

6. Rapoartele se pot exporta?

7. Asigură evidenţa contractelor, facturilor?

8. Se pot diviza drepturile de utilizator după compartimente şi utilizatori?

9. Se pot distribui sarcinile prin utilizator (a împuternicirea uni utilizator)?

10. Pune la dispoziţie funcţii care asigură îndeplinirea mai rapidă şi mai eficientă a sarcinilor? (Ex.: trunchi de partener, completare automată)

11. Poate programul să administreze diferite documente? (ex. Word, Excel, PDF, TIF, ect.)

12. Permite utilizarea semnăturilor digtale pe formularele electronice (WEB, PDF)?

13. Corespunde standardului recomandat de EU, şi anume standardul MOREQ (Model Requirements for theManagement of Electronic Records)?

14. Dispune software-ul de certificare; dacă da, de când?

Întrebări legate de furnizor:

15. Dispune sistemul de o garanţie mai lungă de 1 an?

16. Are minim 500 de referinţe? (ideal: peste 1000)

17. Dispune de resurse de specialişti, si asigură suport imediat, chiar şi peste ani?

18. În general, dupa cât timp se primeşte un răspuns, respectiv o soluţie de la suport, dacă apar întrebări? (ideal: <20 minute)

Softurile DMSone reprezintă soluţii profitabile care oferă o soluţie de încredere pentru orice organizaţie, fie vorba de o autoritate publică, o companie mare sau un IMM cu câţiva angajaţi. Experienţa noastră de peste un deceniu în domeniul managementului de documente garantează că vă vom furniza o soluţie care să vă îmbunătăţească indicatorii financiari eficient şi pe termen lung.

Solicitaţi prezentarea online şi convingeţi-vă personal de fiabilitatea softurilor noastre sau contactaţi colegul nostru pentru informaţii suplimentare la adresele de mai jos:

E-mail: info@dmsone.ro

Tel: 00 40 771 044 647

Mai departe la solicitarea prezentării online...>>

Articole similare: