În zilele noastre, tot mai multe companii consideră inevitabile organizarea şi arhivarea documentelor, în vederea sistematizării şi transparentizării evidenţei facturilor şi contractelor.  Majoritatea vede managementul documentelor ca şi simpla înregistrare, în format electronic, a informaţiilor, însă conceptul este mult mai complex.

Managementul documentelor implică tehnologii, mijloace şi metode cu ajutorul cărora organizaţiile îşi creează, gestionează, stochează, caută, transmit şi, după expirarea lor, casează documentele, oferind control asupra ciclului complet de viaţă al acestora. Este vorba de un proces de bază al activităţii organizaţionale, deoarece nu prea există aspecte în viaţa unei afaceri sau instituţii care să nu implice crearea anumitor documente.

Datorită faptului că în secolul 21 lista purtătorilor de date a cunoscut o diversificare semnificativă, documentele importante provenind din nenumărate surse variate, precum şi volumului zilnic crescut al documentelor, cauzat de procesul de digitalizare, gestionarea fizică, pe suport de hârtie, a documentelor a devenit greoaie. Căutarea informaţiilor consumă minute preţioase din timpul de lucru al colegilor administrativi, de multe ori fără rezultat... Acestea sunt problemele care au stat la baza dezvoltării sistemelor de managementul documentelor (DMS- Document Management System). Aceste sisteme oferă angajaţilor posibilitatea de a accesa informaţiile necesare - pe baza drepturilor de autorizaţie -, tranparentizează relaţiile dintre documente (ex. prin evidenţa sistematizată a contractelor şi facturilor, înregistrarea e-mailurilor etc.) şi facilitează comunicarea rapidă şi eficientă dintre colegii din diferite departamente (ex. financiar, HR, administrativ etc.) şi filiale, contribuind la un workflow mult mai transparent.

În calitate de specialist devotat al managementului documentelor, DMS ONE oferă soluţii pentru companiile şi instituţiile care se luptă cu probleme legate de activităţile administrative. Prin utilizarea softurilor de managementul documentelor se pot obţine creşteri cuantificabile de eficienţă, accelerarea proceselor de lucru şi creşterea nivelului de satisfacţie a clienţilor.Serviciul DMA (Document Management Analysis) oferit de noi vă va ajuta în alegerea soluţiei optime, adaptate la nevoile companiei dvs., deoarece fără evaluarea cerinţelor individuale nu se poate aştepta la rentabilitatea dorită.

Descoperiţi potenţialul şi oportunităţile ce se ascund în eficientizarea managementului documentelor din unitatea dvs.! Solicitaţi serviciul nostru de DMA, gratuit până la data de 15 martie, accesând link-ul de mai jos!

Mai departe la consultanţă în managementul documentelor...>>

Articole similare: